当工程款结算签字且款项已发放后，发现结算存在错误时，可以采取以下措施来维护自己的合法权益：
一、立即核实与确认错误
- 详细审查结算文件：对结算文件进行全面细致的审查，明确错误的具体内容、性质及影响范围。例如，是计算失误、遗漏项目还是合同条款理解偏差等。这一步骤至关重要，因为它为后续的协商或法律程序提供了明确的方向。
- 收集证据：整理相关合同、变更通知、施工记录等证据材料。这些证据将用于支持后续的协商或法律主张，确保自己的权益得到充分保护。
- 内部沟通：组织财务部门、工程部门等相关人员召开会议，共同商讨解决方案。确保各方对问题有清晰的认识，并形成统一的应对策略。
二、及时沟通与协商
- 与对方联系：尽快与发包方（或承包方）取得联系，说明情况，表达解决问题的诚意。在沟通过程中，保持冷静和理性，避免情绪化的行为影响问题的解决。
- 提出调整方案：根据错误的具体情况，制定合理的调整方案。如重新核算金额、补充遗漏项目等。调整方案应具体、可行，并充分考虑对方的利益诉求。
- 协商达成一致：通过友好协商，争取双方就调整方案达成共识。在协商过程中，可以邀请第三方机构或专业人士参与调解，以增加协商的成功率。达成共识后，应签订书面协议作为后续执行的依据。
三、采取补救措施
- 财务处理：
- 多付工程款：若为多付工程款，需与对方协商退款事宜。在协商过程中，明确退款金额、退款方式和退款时间等关键条款。同时，及时调整财务账目，确保账目清晰、准确。
- 少付工程款：若为少付工程款，应尽快安排补付款项。补付款项时，应确保款项金额准确无误，并保留好相关凭证。避免因补付款项不及时而产生违约责任。
- 法律途径：若协商无果，可考虑通过法律手段解决争议。此时，需准备充分的证据材料，如合同文件、施工记录、往来函件等。根据具体情况，可以选择向法院提起诉讼或申请仲裁。在诉讼或仲裁过程中，应遵循相关法律法规和程序要求，确保自己的权益得到充分保护。
四、加强内部管理
- 完善审核机制：建立健全的结算审核制度，明确审核流程和责任分工。确保结算文件的准确性和合规性，避免类似错误再次发生。
- 提高人员素质：加强对财务人员和工程管理人员的培训和教育，提高其专业水平和责任心。通过培训和教育，增强员工对结算工作的重视程度和业务能力。
- 建立档案管理制度：妥善保管结算文件和相关资料，便于日后查阅和追溯。建立档案管理制度时，应明确档案的保管期限、保管方式和查阅权限等关键条款。
