员工还在职的情况下，几年前的劳动合同用人单位应当一直保存，这是法律的要求，也是企业管理和员工权益保护的需要。以下是对这一问题的详细分析：
一、法律对劳动合同保存期限的要求
- 在职员工劳动合同的保存：
- 法律规定：虽然《中华人民共和国劳动合同法》第五十条未直接规定在职员工劳动合同的具体保存年限，但劳动合同作为确立劳动关系、明确双方权利和义务的基础法律文件，具有不可替代的法律效力。因此，用人单位在员工在职期间应当持续保存其劳动合同，以确保劳动关系的明确和双方权益的保护。
- 实践要求：从实践角度来看，持续保存劳动合同有助于用人单位随时查阅员工的基本信息、入职时间、岗位、薪资等关键内容，为人力资源管理提供基础支持。同时，它也是处理劳动纠纷时的重要证据，有助于维护用人单位和员工的合法权益。
- 离职员工劳动合同的保存：
- 法律规定：根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条：“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”这一规定明确了离职员工劳动合同的最低保存期限。
- 实践意义：保存离职员工的劳动合同文本，有助于用人单位在员工离职后两年内应对可能出现的劳动纠纷，提供证据支持。同时，它也是用人单位接受劳动行政部门检查、税务审计等时的必备文件，证明用人单位依法用工。
二、保存劳动合同的重要性
- 法律意义：劳动合同是确立劳动关系、明确双方权利和义务的基础法律文件，具有不可替代的法律效力。保存劳动合同有助于维护劳动关系的稳定性和合法性，确保双方遵守劳动法律法规。
- 争议解决：在劳动纠纷案件中，劳动合同是证明双方劳动关系及权利义务约定的核心证据。若用人单位未能妥善保存劳动合同，可能会在纠纷处理中陷入不利境地，甚至面临法律责任。
- 企业管理：劳动合同记录了员工的基本信息、入职时间、岗位、薪资等关键内容，对于用人单位进行人力资源规划、统计员工流动率、分析岗位薪酬体系等工作至关重要。保存劳动合同有助于用人单位更好地管理人力资源，提高管理效率。
三、合规建议
- 及时订立与妥善保管：用人单位应在员工入职时立即与其签订书面劳动合同，并确保双方各持一份。同时，要求劳动者签收领取回执，以避免未来可能的争议。对于已签订的劳动合同，用人单位应建立健全的档案管理制度，确保劳动合同文本的安全、完整和可追溯性。
- 分类管理与定期检查：用人单位可以根据员工的在职状态（在职或离职）对劳动合同进行分类管理。对于在职员工的劳动合同，可以长期保存；对于离职员工的劳动合同，则按照法律规定的最低保存期限进行保存。同时，定期对档案进行检查和清理，及时发现并处理存在的问题，如缺失、损坏或错误记录等。
- 配合调查与提供证据：在劳动行政部门检查或处理劳动纠纷时，用人单位应积极配合调查并提供相关证据。若因未能妥善保存劳动合同而导致无法提供证据或证据不足，用人单位可能会面临不利后果。因此，用人单位应高度重视劳动合同的保存和管理。
