当中介未能成功办理烟照且拒绝退款时，可采取以下措施来维护自己的合法权益：
一、明确法律依据与合同条款

1. 法律依据：根据《中华人民共和国民法典》第九百六十四条，中介人未促成合同成立的，不得请求支付报酬。这意味着，若中介未能成功办理烟照，即未促成合同成立，其无权要求支付报酬，已收取的费用应当退还。
2. 合同条款：仔细审查与中介签订的合同或协议，特别是关于退款政策、违约责任及争议解决方式的条款。这有助于明确双方的权利义务，为后续维权提供依据。
   二、与中介协商解决
3. 沟通退款诉求：主动与中介进行友好、理性的沟通，明确指出其未履行合同义务且拒绝退款的问题，要求合理期限内退款。
4. 保留沟通记录：在沟通过程中，务必保留好每次沟通的记录，如聊天记录、通话录音等，作为后续维权的证据。
   三、采取法律途径维权
5. 向相关部门投诉：向中介公司所在地的工商行政管理部门或消费者协会反映情况，提供详细证据，如合同、付款凭证、沟通记录等。这些部门有权对中介进行监督检查，并可依法进行行政处罚或调解。
6. 提起诉讼：若协商和投诉均无果，可向法院提起诉讼。在起诉状中明确要求中介退还全部费用，并可要求支付利息以弥补损失。同时，要求中介承担诉讼费用。